W poprzednim wpisie umówiłem nas na wspólny projekt. Zwolniliśmy hamulce, zdopingowaliśmy zespół, zaczęliśmy działać. To nie był wielki projekt – nie mieliśmy w planach maratonu. Nie było czasu na zaplanowanie Gannta i rozpisanie ścieżki krytycznej. To był sprint, w którym cel był w zasięgu wzroku, a szansa ukończenia całkiem spora.
Od momentu startu upłynęło trzydzieści dni, podczas których nasz projekt nabierał tempa i rozwijał się. Zbieraliśmy się na codziennych sesjach postępu, na których oczekiwaliśmy od siebie minimum atencji i zaangażowania. To wystarczało, bo napędzała nas potężna siła, która nazywa się “konsekwencją”. Była prosta, szczera i brutalna. Nieuchronnie, pod koniec każdego dnia, rozliczała nas z tego co zrobiliśmy, a następnego ranka zmuszała do podzielenia się tym co zrobimy. Codziennie nakręcana od nowa przez SCRUM mastera powoli, krok po kroku, dosłownie zmuszała nas do działania i popchała do celu.
Nie mieliśmy innego wyjścia i musieliśmy go osiągnąć. Spieraliśmy się i kłóciliśmy w tym czasie wiele razy. Wykorzystaliśmy cały przeznaczony na projekt budżet, zasoby i czas. I nie chcieliśmy nic w zamian…
To był czas walki, nie nagród. Ale to co nam się udało – było czymś niezwykłym. Nigdy w historii naszej firmy, w tak krótkim czasie, nie zrobiliśmy tak dużego POSTĘPU i nie opracowaliśmy tak wielu nowych produktów, narzędzi IT i metod szkoleniowych, jak przez ostatni miesiąc zwinnej pracy.
Mam nadzieję, że i w Waszych firmach epidemia C-19 rozbudziła zespoły do działania i udało się Wam rozpocząć, a może i zrealizować, jak nam, jakiś projekt optymalizacyjny lub udoskonalić któryś proces. Niektóre firmy w tym czasie zdążyły zatrzymać procesy własne i dostawców, przeczekać najgorsze i po kilku tygodniach odtworzyć produkcję na nowo!
To musiało być doświadczanie. To musiała być nauka.
To musiał być dopiero SPRINT!
Najlepiej uczymy się przez doświadczanie
Według Davida Kolba, na którego cyklu opieram większość warsztatów Agile lean manufacturing i Agile problem solving – sekretem skutecznej nauki jest uczenie się przez doświadczanie (Experiential Learning Model).
Niezależnie czy doświadczamy sukcesów lub porażek, skłania nas to do przemyśleń i czegoś nas uczy. Ze SPRINTU na SPRINT coraz sprawniej posługujemy się narzędziami i coraz lepiej radzimy z wyzwaniami, a członkowie zespołu doskonalą swoje kompetencje pracy zespołowej.
Szlifują swoje codzienne nawyki i postawy w projektach, zgodnie z wytycznymi filozofii KAIZEN: “jutro będę lepszym człowiekiem, niż byłem dzisiaj”. Nasza praca staje się szybsza, zwinniejsza i popełniamy coraz mniej błędów.
Siła zespołowego Feedbacku
SRINT to nie tylko zdalne tablice KANBAN, formularze na dysku Google i zwinne techniki pracy w projekcie. SPRINT to przede wszystkim ludzie – z wszystkimi swoimi zachowaniami – tymi konstruktywnymi, które pomagają osiągnąć cel i dowieźć projekt do końca i toksycznymi, które spowalniają wszystko i niszczą pracę zespołu.
Jeżeli Twój następny SPRINT ma być lepszy, szybszy, bardziej efektywny i co najważniejsze ma osiągać zamierzony cel – musicie wykorzystać siłę zespołowego feedbacku.
Jeżeli chce się czegoś nauczyć, jeżeli chcecie na serio coś zmienić – musicie udzielać sobie wewnętrznej lekcji po każdym SPRINT-cie, który jako zespół przeszliście. Najlepiej robi się to podczas specjalnych spotkań, tzw. “Sesji refleksji”.
Jak zaplanować wartościową Sesję refleksji?
- Na początku przypomnijcie sobie przykłady konstruktywnych i niekonstruktywnych komunikatów, które udzielaliście sobie podczas SPRINTU. Na pewno pamiętacie sytuacje, w których udzielaliście sobie pomocnej, albo krzywdzącej informacji zwrotnej.
- Ustalcie, które cechy komunikacji czynią komunikację w zespole konstruktywną, a które przeciwnie – powodują, że feedback jest krzywdzący i zamiast zmotywować do pracy – zniechęca i oddala Was od celu, który na początku założyliście.
- Zaplanujcie jak wejść na wyższy poziom komunikacji. To w jaki sposób jedna osoba udzielać będzie informacji zwrotnej – spowoduje, czy druga osoba zaakceptuje ją i postanowi zmienić coś w swoim zachowaniu, czy odwrotnie – zignoruje feedback, zastosuje wyparcie, czy będzie usprawiedliwiać swoje postępowanie i do niczego nie dojdziecie.
- Przypomnijcie sobie, że dawanie feedbacku jest proste jeżeli zastosujecie kilka zasad. Użyjcie prostego języka, opisujcie zachowania – nie charakter osoby, bądźcie konkretni – nie uogólniajcie, skupcie się tylko na tym co dana osoba może w swoim zachowaniu zmienić. Dążcie do równowagi – przekazujcie zarówno pozytywne jak i negatywne informacje zwrotne.
Jak przeprowadzić Sesję Refleksji?
Pamiętajcie, że Waszym celem jest udzielać sobie systematycznej i konstruktywnej informacji zwrotnej na koniec każdego SPRINT-u. To właśnie w tym momencie, “na gorąco” kiedy będziecie dzielić się refleksjami na temat wspólnej pracy przy projekcie – feedback będzie najskuteczniejszy i wyciągniecie najlepsze wnioski do zastosowania na przyszłość.
To właśnie wtedy zaczniecie zmieniać swoje zachowania!
Zróbcie to w 3 krokach:
- Najpierw DOCEŃCIE SIEBIE NAWZAJEM. Co Wam się najbardziej udało? Jakie zachowania najbardziej ceniliście w sobie podczas SPRINT-u? Co sprawiło największe wrażenie? Jaki pozytywny wpływ dana osoba miała na projekt lub na zespół?
- Następnie przekażcie sobie – jakie NOWE zachowania / postawy chcielibyście zauważyć u siebie podczas następnego sprintu? Których zachowań powinniście ZAPRZESTAĆ? Jakie zachowania były OK i powinniście je KONTYNUOWAĆ, bo z jakiegoś powodu uważacie je za ważne?
- Na koniec udzielcie sobie REKOMENDACJI na następny SPRINT. Zespołowo czyli ustalcie co musicie ZMIENIĆ w sobie, z jakich SZANS powinniście skorzystać i których niepowodzeń UNIKAĆ?
I to jest właśnie najprostszy sposób na to, abyście mogli zmieniać się. Na lepsze!
Zatem do dzieła!
Zaplanuj sesję refleksji na zakończenie projektu. Tylko od Ciebie będzie zależeć, czy zespół coś wyniesie z lekcji jaką był pierwszy SPRINT, czy ją prześpi.
Zorganizuj godzinne spotkanie całego zespołu projektowego. Dobrze je wykorzystaj. Jestem pewien, że będzie to najbardziej wartościowa godzina w całym Waszym projekcie i płynne przejście na ZWINNOŚĆ.
I jeszcze raz podkreślę: nie ma znaczenia, czy pierwszy SPRINT udał się, a zespół spełnił oczekiwania, czy nie. Ważne jest to, że nawet jeżeli ponieśliście klęskę to i tak wygraliście.
Bo uczyć i rozwijać się na błędach jest tak samo jak wartościowe jak wygrywać!
Bydgoszcz – Wrocław 05.2020
